Convocazioni e comunicazioni ai condòmini

Di tutto quello che un amministratore scrive in un anno, un solo documento può far cadere il lavoro di un'intera assemblea: l'avviso di convocazione. Sbagliarne il termine, il contenuto o anche un solo destinatario espone la delibera all'annullamento.

Qui trovi cosa deve contenere, quando va inviato, con quali mezzi e a chi; poi gli altri documenti ricorrenti, e in chiusura lo stesso avviso scritto male e scritto bene.

L'avviso di convocazione: cosa deve contenere

Il contenuto minimo non è una consuetudine: è scritto nella norma.

Vanno aggiunti il destinatario nominativo — è un atto individuale, non una circolare — e l'eventuale seconda convocazione, che non può tenersi nel medesimo giorno solare della prima (art. 66, comma 4, disp. att. c.c.) e va fissata in un giorno successivo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima (art. 1136, comma 3, c.c.). Sui quorum che valgono nelle due sedute trovi il dettaglio nella guida dedicata.

«Specifica indicazione»: il punto dove si sbaglia di più

Un ordine del giorno è specifico quando chi lo legge capisce, senza telefonare in studio, su cosa dovrà decidere e con quale impegno di spesa: «manutenzioni» non è un punto, «rifacimento dell'impianto citofonico: esame dei preventivi, affidamento e riparto della spesa» lo è. Vale anche il contrario: non si delibera su ciò che non era all'ordine del giorno, e il punto varie ed eventuali serve a comunicare, non a votare.

I mezzi ammessi

Sono quattro e l'interpretazione prevalente li considera tassativi: ciascuno consente di provare che l'avviso è arrivato.

Quanti giorni prima si convoca l'assemblea

Almeno cinque giorni prima della data fissata per l'adunanza in prima convocazione (art. 66, comma 3, disp. att. c.c.). Tre precisazioni separano un termine rispettato da uno contestabile.

Conta la ricezione, non la spedizione. L'avviso si reputa conosciuto nel momento in cui giunge all'indirizzo del destinatario, salvo che questi provi di essere stato, senza sua colpa, nell'impossibilità di averne notizia (art. 1335 c.c.): è una prova difficile da dare, e una raccomandata spedita il quinto giorno prima è, di fatto, tardiva.

I cinque giorni sono liberi. Il testo dell'art. 66 non lo precisa, ma secondo l'interpretazione prevalente si contano a ritroso escludendo sia il giorno del ricevimento sia quello dell'adunanza: per un'assemblea di lunedì 12 conviene quindi far arrivare l'avviso entro martedì 6.

È un minimo, non un obiettivo. Chi lavora con margine spedisce dieci o quindici giorni prima. La clausola di regolamento che riduce il termine è nulla, perché l'art. 72 disp. att. c.c. vieta di derogare all'art. 66; un termine più ampio è invece ammesso, perché amplia la tutela dei condòmini.

Quando e su richiesta di chi si convoca

• Approvazione del rendiconto. L'amministratore redige il rendiconto annuale e convoca l'assemblea per approvarlo entro centottanta giorni (art. 1130, n. 10, c.c.).
• Assemblea straordinaria. La convoca l'amministratore quando ne ravvisa la necessità, oppure quando ne fanno richiesta almeno due condòmini che rappresentino un sesto del valore dell'edificio (166,67 millesimi); decorsi inutilmente dieci giorni dalla richiesta, quei condòmini possono provvedere direttamente alla convocazione (art. 66, comma 1, disp. att. c.c.).
• Se non c'è amministratore. L'assemblea, ordinaria o straordinaria, può essere convocata su iniziativa di ciascun condòmino (art. 66, comma 2, disp. att. c.c.).
• Più riunioni con un solo avviso. L'amministratore può fissare più riunioni consecutive, elencando in un unico avviso le ulteriori date e ore di eventuale prosecuzione dell'assemblea validamente costituita (art. 66, comma 5, disp. att. c.c.).

A chi va inviato l'avviso

A tutti gli aventi diritto, uno per uno: le impugnazioni più banali nascono da un nome dimenticato nell'elenco, non dal contenuto dell'avviso.

Il punto di partenza è il registro di anagrafe condominiale (art. 1130, n. 6, c.c.): le variazioni vanno comunicate per iscritto entro sessanta giorni e, se il condòmino tace, l'amministratore le richiede per raccomandata e dopo trenta giorni le acquisisce addebitandone il costo.

Usufruttuario e nudo proprietario

L'usufruttuario vota negli affari di ordinaria amministrazione e di semplice godimento delle cose e dei servizi comuni (art. 67, comma 6, disp. att. c.c.); nelle altre deliberazioni il diritto di voto spetta al proprietario, salvi i casi degli artt. 1006, 985 e 986 c.c., nei quali l'avviso va comunicato sia all'usufruttuario sia al nudo proprietario (art. 67, comma 7, disp. att. c.c.). L'ampiezza esatta di quel rinvio è discussa, e l'ordine del giorno mescola quasi sempre le due materie: la scelta prudente è convocarli sempre entrambi — un avviso in più non costa nulla, uno in meno può costare la delibera.

Comproprietari e conduttori

• Comproprietari. Hanno diritto a un solo rappresentante, designato a norma dell'art. 1106 c.c. (art. 67, comma 2, disp. att. c.c.); finché la designazione non è comunicata, l'avviso va a ciascuno.
• Conduttori. Votano in luogo del proprietario sulle spese e sulle modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e condizionamento d'aria, e intervengono senza diritto di voto sulle delibere relative alla modificazione degli altri servizi comuni (art. 10, legge 27 luglio 1978, n. 392).

Deleghe

Chi non partecipa può farsi rappresentare, ma la delega deve essere scritta; se i condòmini sono più di venti, un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore proporzionale (art. 67, comma 1, disp. att. c.c.). All'amministratore non possono essere conferite deleghe per la partecipazione a qualunque assemblea (art. 67, comma 5, disp. att. c.c.): è un divieto senza eccezioni, e ricordarlo nell'avviso evita discussioni in apertura di seduta.

Convocazione omessa o tardiva: cosa comporta

La norma è esplicita: in caso di convocazione omessa, tardiva o incompleta la deliberazione è annullabile ai sensi dell'art. 1137 c.c., su istanza dei dissenzienti o degli assenti non ritualmente convocati (art. 66, comma 3, disp. att. c.c.).

Annullabile, non nulla: l'impugnazione va proposta entro trenta giorni, che decorrono dalla data della deliberazione per i dissenzienti e gli astenuti e dalla data di comunicazione della deliberazione per gli assenti (art. 1137, comma 2, c.c.).

L'assemblea in videoconferenza

La partecipazione da remoto è ammessa anche se il regolamento non la prevede, previo consenso della maggioranza dei condòmini; in tal caso il verbale, redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente, è trasmesso all'amministratore e a tutti i condòmini con le stesse formalità previste per la convocazione (art. 66, comma 6, disp. att. c.c.).

Nell'avviso servono poche righe in più:

• la piattaforma elettronica: non è una cortesia ma contenuto obbligatorio dell'avviso, perché l'art. 66, comma 3, disp. att. c.c. chiede di indicarla al posto del luogo quando la riunione si tiene in videoconferenza. Va detto anche se il collegamento è alternativo alla presenza o esclusivo;
• il link o le credenziali, personali e non cedibili;
• l'orario di apertura, in genere un quarto d'ora prima, per identificare i presenti;
• un recapito di assistenza e il termine per far pervenire le deleghe.

Il consenso della maggioranza dei condòmini richiesto dall'art. 66, comma 6, si conta per teste sul totale dei partecipanti al condominio: la norma parla di condòmini, non di millesimi né dei soli intervenuti. Il momento in cui raccoglierlo non è disciplinato: la soluzione più sicura è acquisirlo prima di diramare la convocazione, così che l'avviso indichi già la piattaforma e le modalità di collegamento.

Avvisi, solleciti e comunicazioni di lavori

Avvisi di servizio

Ascensore fermo, acqua chiusa, pulizie spostate: la legge non impone forme, ma rientrano nel compito di disciplinare l'uso delle cose comuni e la fruizione dei servizi (art. 1130, n. 2, c.c.). Bastano cinque informazioni: cosa succede, da quando a quando, chi è interessato, cosa deve fare il condòmino, a chi rivolgersi.

Comunicazioni di lavori

Richiamano la delibera che li ha autorizzati e indicano impresa, durata e referente di cantiere. Se la manutenzione straordinaria è stata ordinata d'urgenza va detto: l'amministratore non può ordinare lavori di manutenzione straordinaria, salvo che rivestano carattere urgente, e in tal caso deve riferirne nella prima assemblea (art. 1135, comma 2, c.c.). Simmetricamente, il condòmino che intende eseguire, nella propria unità o nelle parti destinate all'uso individuale, opere che possano recare danno alle parti comuni o pregiudicare la stabilità, la sicurezza o il decoro architettonico dell'edificio deve darne preventiva notizia all'amministratore, che ne riferisce all'assemblea (art. 1122 c.c.). Per ritinteggiare una camera, invece, non serve avvisare nessuno.

Sollecito di pagamento

Fermo nel contenuto, neutro nella forma. Servono l'importo esatto, la delibera e il riparto da cui deriva, le rate scadute con le date, il termine per regolarizzare e le coordinate di pagamento.

Sugli strumenti di recupero conviene informare, non minacciare. L'amministratore è tenuto ad agire per la riscossione forzosa delle somme dovute entro sei mesi dalla chiusura dell'esercizio nel quale il credito esigibile è compreso, salvo che l'assemblea lo abbia espressamente dispensato (art. 1129, comma 9, c.c.). Per la riscossione dei contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall'assemblea può ottenere, senza autorizzazione dell'assemblea, un decreto di ingiunzione immediatamente esecutivo nonostante opposizione (art. 63, comma 1, disp. att. c.c.); dopo un semestre di mora può inoltre sospendere il moroso dalla fruizione dei servizi comuni suscettibili di godimento separato (art. 63, comma 3, disp. att. c.c.). Una riga che cita la norma basta.

Tono e struttura: lo stesso avviso, due volte

Il registro giusto sta fra due errori opposti: il burocratese («si porta a conoscenza della S.V. che, con riferimento a quanto in oggetto…»), che allunga senza dire nulla, e l'eccesso di confidenza («ragazzi, giovedì niente acqua!»), che toglie autorevolezza a chi la userà poi per riscuotere una quota. Tre regole: oggetto specifico, informazioni essenziali in alto, una sola azione richiesta.

Domande frequenti