Un'assemblea può svolgersi benissimo e finire malissimo. Se il verbale è scritto male, quello che è stato deciso diventa difficile da dimostrare: è su quel documento, non sul ricordo della serata, che si gioca un'eventuale impugnazione.
Qui trovi cosa deve contenere il verbale, perché i nominativi dei contrari non sono un dettaglio formale e, in chiusura, un esempio concreto: gli appunti presi in riunione e la loro traduzione in verbale.
Perché il verbale conta più di quanto sembri
Redigere il verbale è un obbligo, non una cortesia: l'art. 1136, ultimo comma, c.c. prevede che delle riunioni dell'assemblea si rediga processo verbale, da trascrivere nel registro dei verbali; la tenuta di quel registro è un obbligo dell'amministratore (art. 1130, n. 7), c.c.). L'amministratore deve inoltre comunicare il locale dove i registri si trovano e i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso della spesa, copia da lui firmata (art. 1129, comma 2, c.c.).
Il punto pratico però è un altro: quando una delibera viene impugnata ai sensi dell'art. 1137 c.c., il giudice legge il verbale. Se da lì non risulta chi era presente, con quanti millesimi e come ha votato, dimostrare a posteriori che il quorum dell'art. 1136 c.c. era stato raggiunto diventa un problema serio. Il verbale non è un atto pubblico: è una scrittura contestabile, e regge solo se è precisa.
C'è poi una ragione di cassa: per riscuotere i contributi in base allo stato di ripartizione approvato dall'assemblea, l'amministratore può ottenere, senza bisogno di un'ulteriore autorizzazione, un decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo (art. 63, comma 1, disp. att. c.c.). Il verbale che approva rendiconto e riparto è il documento su cui quel decreto si appoggia: se è impreciso, la riscossione si complica.
La struttura del verbale, parte per parte
Intestazione, luogo, data, ora
Si apre con il condominio, il tipo di assemblea (ordinaria o straordinaria) e le coordinate della riunione: anno, giorno, mese, ora di apertura, luogo. Precisa sempre se è prima o seconda convocazione, perché i quorum cambiano; la seconda non può tenersi nello stesso giorno solare della prima (art. 66, comma 4, disp. att. c.c.) e deve svolgersi in un giorno successivo a quello della prima, in ogni caso non oltre dieci giorni dalla medesima (art. 1136, comma 3, c.c.). Dai atto in apertura della data della prima convocazione e del suo esito: è così che il rispetto dei due limiti diventa verificabile.
Costituzione, presidente e segretario
Il verbale deve dare atto che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati: senza quella verifica l'assemblea non può deliberare (art. 1136, comma 6, c.c.) e una convocazione omessa, tardiva o incompleta rende la delibera annullabile (art. 66, comma 3, disp. att. c.c.). La nomina di presidente e segretario non è imposta dal codice, che richiede solo il processo verbale (art. 1136, ultimo comma, c.c.), ma è prassi consolidata: indica nome e cognome.
Deleghe ed elenco dei presenti con i millesimi
Le deleghe si verificano prima di aprire i lavori e si riportano una per una. Devono essere scritte e, nei condomìni con più di venti condòmini, un delegato non può rappresentare più di un quinto dei condòmini e del valore proporzionale (art. 67, comma 1, disp. att. c.c.); all'amministratore non possono essere conferite deleghe (art. 67, comma 5, disp. att. c.c.).
L'elenco dei presenti va scritto con i millesimi di ciascuno, in proprio o per delega, e con il totale: è l'unico modo per rendere verificabile il quorum costitutivo dell'art. 1136 c.c., che si misura insieme sulle teste e sul valore. Annota anche ingressi e uscite, con l'ora e il punto in discussione: il quorum cambia votazione per votazione.
Ordine del giorno, svolgimento, delibere
L'ordine del giorno si riporta per intero e numerato, nella formulazione dell'avviso di convocazione, che deve contenerne specifica indicazione (art. 66, comma 3, disp. att. c.c.). Lo svolgimento si scrive punto per punto: una sintesi asciutta con i dati che servono a capire la decisione — importi, ditta, numero e data del preventivo, tempi, garanzie.
Ogni decisione va isolata in una delibera numerata, con oggetto preciso ed esito della votazione. Per manutenzione straordinaria e innovazioni va dato atto anche del fondo speciale pari all'ammontare dei lavori, obbligatorio ai sensi dell'art. 1135, comma 1, n. 4), c.c.; con pagamenti graduali secondo lo stato di avanzamento, il fondo può essere costituito in relazione ai singoli pagamenti. Le varie ed eventuali contengono comunicazioni, non delibere. Si chiude con l'ora di fine dei lavori.
Come si verbalizza una votazione
È qui che quasi tutti i verbali si indeboliscono. «Approvato a maggioranza» non dice nulla: non permette di verificare il quorum, non dice chi può impugnare, non dice da quando decorrono i termini. L'esito va scritto con quattro dati, sempre:
- Favorevoli: numero di condòmini e millesimi complessivi.
- Contrari: numero, millesimi e nominativi.
- Astenuti: numero, millesimi e nominativi.
- La norma applicata: il comma dell'art. 1136 c.c. (o l'art. 1120 c.c. per le innovazioni) in base al quale la delibera è passata.
L'astensione non è un voto contrario, ma non sparisce: l'astenuto resta un intervenuto e pesa sulla base di calcolo della maggioranza degli intervenuti richiesta dall'art. 1136, comma 2, c.c. (in seconda convocazione, dal comma 3). Per il quadro completo delle soglie c'è la guida su quorum e maggioranze in assemblea.
Perché i nominativi non sono un dettaglio formale
La prima ragione: l'art. 1137, comma 2, c.c. riserva il diritto di chiedere l'annullamento solo a chi era assente, dissenziente o astenuto, e i trenta giorni decorrono dalla delibera per dissenzienti e astenuti, dalla comunicazione per gli assenti. Senza i nomi non si sa chi sia legittimato né da quando decorre il termine.
La seconda: se l'assemblea delibera di promuovere una lite o di resistere a una domanda, il dissenziente può separare la propria responsabilità per le conseguenze della soccombenza, con atto notificato all'amministratore entro trenta giorni dalla notizia della delibera (art. 1132 c.c.).
Attenzione a non leggere i trenta giorni come una garanzia definitiva: quel termine riguarda l'annullamento delle delibere contrarie alla legge o al regolamento. I vizi più radicali — oggetto impossibile o illecito, mancanza di un elemento essenziale, decisioni su materie estranee alle attribuzioni dell'assemblea (art. 1135 c.c.) — sono ricondotti alla nullità e, secondo l'orientamento consolidato, restano contestabili senza limiti di tempo e da chiunque ne abbia interesse, anche da chi ha votato a favore. Scaduti i trenta giorni, quindi, non tutto è al sicuro: un verbale scritto bene serve anche a tenere le decisioni dentro il perimetro dei poteri dell'assemblea.
La comunicazione agli assenti e i trenta giorni
La delibera è obbligatoria per tutti i condòmini, anche per chi non era presente (art. 1137, comma 1, c.c.). Proprio per questo il verbale va trasmesso agli assenti, e non è una gentilezza: finché non lo comunichi, per loro il termine di impugnazione non inizia a decorrere.
Per l'assemblea in presenza il codice non fissa un termine per l'invio, ma lasciarlo in sospeso tiene la delibera esposta a impugnazione per mesi: meglio pochi giorni, con raccomandata o PEC — gli stessi mezzi previsti per la convocazione dall'art. 66, comma 3, disp. att. c.c. — conservando la ricevuta. L'impugnazione, comunque, non sospende l'esecuzione della delibera salvo diverso ordine del giudice (art. 1137, comma 3, c.c.); e poiché le controversie condominiali rientrano fra quelle a mediazione obbligatoria (art. 5, comma 1, d.lgs. 28/2010, per come sono definite dall'art. 71-quater, comma 1, disp. att. c.c.), la domanda di mediazione impedisce la decadenza una sola volta (art. 8, comma 2, d.lgs. 28/2010).
Chi firma, e se qualcuno rifiuta
Il verbale viene letto e sottoscritto in chiusura dal presidente e dal segretario. Non serve la firma di tutti i presenti: le presenze si documentano con il foglio firme, che è buona norma allegare come parte integrante.
Se il presidente o il segretario rifiutano di firmare, la delibera non svanisce: secondo l'orientamento prevalente esiste in virtù della votazione, non della sottoscrizione. Resta però un problema probatorio, e si gestisce in un modo solo: dare atto nel verbale del rifiuto e delle ragioni dichiarate, far sottoscrivere chi è disponibile, allegare il foglio presenze e trascrivere comunque il verbale nel registro (art. 1130, n. 7), c.c.).
Verifica però il regolamento condominiale: se impone espressamente la sottoscrizione del presidente e del segretario, la firma diventa un requisito del procedimento e la sua mancanza rende la delibera annullabile perché contraria al regolamento (art. 1137, comma 2, c.c.).
Gli errori che rendono il verbale attaccabile
- Non dare atto della regolarità delle convocazioni. Senza quella verifica l'assemblea non può deliberare (art. 1136, comma 6, c.c.).
- Presenti senza millesimi. Un elenco di nomi privo di valori rende il quorum dell'art. 1136 c.c. impossibile da verificare.
- Esiti generici. «Approvato a maggioranza» senza numeri e nominativi non permette di verificare il quorum dell'art. 1136 c.c. né di individuare chi è legittimato a impugnare (art. 1137, comma 2, c.c.): è la carenza che più di ogni altra espone la delibera all'annullamento.
- Deleghe non riportate o oltre il limite dell'art. 67, commi 1 e 5, disp. att. c.c.
- Delibere senza oggetto determinato. «Si approvano i lavori» non basta: servono importo, ditta, preventivo, criterio di riparto e, per la manutenzione straordinaria, il fondo speciale dell'art. 1135, comma 1, n. 4), c.c.
- Ingressi e uscite non annotati. Se un condòmino esce prima dell'ultimo punto, il quorum di quella votazione è diverso.
- Verbale non trascritto nel registro. È un obbligo dell'amministratore (art. 1130, n. 7), c.c.).
Da appunti disordinati a verbale
Nessuno scrive un verbale in tempo reale: durante l'assemblea si prendono appunti, e il lavoro vero è la traduzione. A sinistra gli appunti come vengono presi, a destra la forma che devono assumere.
| Appunti presi in assemblea | Come diventano nel verbale |
|---|---|
| 12/9 ore 21.00 sala parrocchiale via San Carlo 7, seconda conv. 1ª dell'11/9 deserta presenti 9 su 14 – 703 mill. 2 deleghe: Neri per Fumagalli e Serra pres. Rossi, segr. io | L'anno 2026, il giorno 12 del mese di settembre, alle ore 21.00, presso la sala parrocchiale di via San Carlo 7, si è riunita in seconda convocazione l'assemblea ordinaria del Condominio di via Manzoni 4, essendo andata deserta la prima convocazione dell'11 settembre 2026, come da annotazione nel registro dei verbali. Il presidente dà atto che tutti gli aventi diritto sono stati regolarmente convocati con avviso del 3 settembre 2026, a mezzo raccomandata e PEC. Sono presenti n. 9 condòmini su 14, di cui 7 in proprio e 2 rappresentati per delega, per complessivi 703 millesimi, come da elenco nominativo e foglio firme allegati; il sig. Neri interviene anche per delega scritta dei sigg. Fumagalli e Serra. Sono nominati presidente il sig. Rossi e segretario l'amministratore.artt. 1136, commi 3 e 6, c.c.; 66, comma 4, e 67, comma 1, disp. att. c.c. |
| 1) facciata: 3 prev. (Edilnova 38.400, Cofer 41.900, Ediltre 44.250) scelto Edilnova 38.400 + IVA, 3 rate riparto mill. tab. A sì tutti tranne Verdi contrario e Galli astenuto (Verdi 84 mill., Galli 61) | Sul primo punto all'ordine del giorno l'assemblea esamina i tre preventivi acquisiti per il rifacimento della facciata e ritiene preferibile quello della ditta Edilnova, pari a euro 38.400,00 oltre IVA, con pagamento in tre rate secondo lo stato di avanzamento. Delibera n. 1 — L'assemblea approva l'affidamento dei lavori alla ditta Edilnova alle condizioni del preventivo del 28 agosto 2026, con riparto della spesa fra i condòmini secondo i millesimi di proprietà generale (tabella A), e costituisce il fondo speciale di importo pari all'ammontare complessivo dei lavori, IVA compresa, in relazione ai singoli pagamenti. Favorevoli: n. 7 condòmini per 558 millesimi. Contrario: n. 1, sig. Verdi, 84 millesimi. Astenuto: n. 1, sig. Galli, 61 millesimi.Riparazione straordinaria di notevole entità: maggioranza degli intervenuti e almeno 500 millesimi, cioè la metà del valore dell'edificio, anche in seconda convocazione (art. 1136, comma 4, c.c., che rinvia alla maggioranza del comma 2); fondo speciale ex art. 1135, comma 1, n. 4), c.c. |
| 2) portone: rinviato, mancano i preventivi fine 22.45 | Sul secondo punto, non essendo pervenuti i preventivi richiesti, l'assemblea rinvia la trattazione senza assumere deliberazioni. Null'altro essendovi da deliberare, il presidente dichiara chiusi i lavori alle ore 22.45. Il presente verbale, letto e approvato, viene sottoscritto dal presidente e dal segretario. |
La differenza fra le due colonne non è lo stile: è la quantità di informazioni verificabili. La colonna di destra permette a chiunque, mesi dopo, di ricostruire chi c'era, con quanti millesimi e con quale maggioranza si è deciso.
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Incolla gli appunti come li hai presi — abbreviazioni, millesimi buttati lì, nomi di ditte — e ottieni il verbale già impaginato: costituzione, elenco dei presenti, delibere numerate con l'esito per teste e per millesimi. Lo rileggi, correggi, lo invii. Se ti viene un dubbio sulle maggioranze, l'assistente normativo risponde citando gli articoli, così puoi verificare. Resta uno strumento informativo, non un parere legale.
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Il verbale deve essere firmato da tutti i condòmini presenti?+
No. Il codice civile richiede la redazione del processo verbale e la sua trascrizione nel registro tenuto dall'amministratore (art. 1136, ultimo comma, c.c.), non la firma di tutti gli intervenuti. Nella prassi firmano presidente e segretario; le presenze si documentano con il foglio firme, che conviene allegare al verbale come parte integrante.
Un condòmino può pretendere che la sua dichiarazione sia messa a verbale?+
Sì, se è breve: l'art. 1130, n. 7), c.c. prevede che nel registro dei verbali siano annotate le brevi dichiarazioni rese dai condòmini che ne hanno fatto richiesta. Il segretario non deve trascrivere l'intero dibattito, ma non può rifiutare l'annotazione di una dichiarazione sintetica richiesta a verbale.
Entro quanto tempo va inviato il verbale ai condòmini assenti?+
Il codice non fissa un termine, ma il ritardo si ritorce contro l'amministratore: per gli assenti i trenta giorni per impugnare decorrono dalla comunicazione della delibera (art. 1137, comma 2, c.c.), quindi finché non invii il verbale la delibera resta impugnabile. Meglio pochi giorni, con raccomandata o PEC, conservando la prova del ricevimento. Se l'assemblea si è tenuta in videoconferenza la trasmissione non è più discrezionale: il verbale va inviato all'amministratore e a tutti i condòmini con le medesime formalità previste per la convocazione (art. 66, comma 6, disp. att. c.c.).
Se il verbale non riporta i nominativi dei contrari, la delibera è nulla?+
No: il rimedio che il codice prevede per la delibera contraria alla legge o al regolamento non è la nullità, ma l'annullamento entro trenta giorni, riservato ad assenti, dissenzienti e astenuti (art. 1137, comma 2, c.c.). Il problema è che senza nominativi e millesimi dei votanti non si riesce a dimostrare il raggiungimento del quorum dell'art. 1136 c.c. né a individuare chi è legittimato a impugnare, e in causa quella carenza gioca a sfavore di chi deve provare la regolarità della votazione. Scrivi sempre l'esito per teste e per millesimi, con i nomi di contrari e astenuti: anche una delibera approvata all'unanimità ha bisogno dell'elenco dei presenti con le rispettive quote, altrimenti il quorum resta indimostrato.
Il verbale si può correggere dopo l'assemblea?+
Non si riscrive. Un errore materiale — una data sbagliata, un millesimo digitato male, un refuso — si corregge con una nota di rettifica comunicata a tutti. Se invece la modifica tocca le decisioni o l'esito delle votazioni non è una correzione: la questione torna all'assemblea, unico organo che può deliberare (art. 1135 c.c.).
Va verbalizzata anche l'assemblea andata deserta?+
Sì. L'art. 1130, n. 7), c.c. impone di annotare nel registro anche le eventuali mancate costituzioni dell'assemblea: bastano data, ora, presenti con i relativi millesimi e mancato raggiungimento del quorum costitutivo. Serve a documentare che la prima convocazione si è tenuta e a giustificare il passaggio alla seconda, che deve svolgersi in un giorno successivo e non oltre dieci giorni dalla prima (art. 1136, comma 3, c.c.).